കാഷ് ബുക്ക് ദിനം പ്രതി ബാലന്‍സ് ചെയ്യുന്നു. കാഷ് ബുക്കിന്റെ മാസാവസാന ദിവസത്തെ ബാലന്‍സും ലഭ്യമാണ്. മാസാവസാനത്തില്‍, കാഷ് ബുക്കില്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയ ഇടപാടുകള്‍ ബാങ്ക് ഏതു രീതിയിലാണ് രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നതെന്നു പരിശോധിക്കണം. ഇതിനായി ബാങ്കില്‍ നിന്ന് അതാതു മാസത്തെ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് വാങ്ങണം ഇല്ലെങ്കില്‍ വിവരങ്ങള്‍ പാസ് ബുക്കില്‍ പതിച്ചു വാങ്ങണം.
കാഷ് ബുക്കിലെ വിവരങ്ങള്‍ അതേപടി ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റില്‍ പ്രതിഫലിക്കേണ്ടതാണെങ്കിലും രണ്ടും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസങ്ങള്‍ സാധാരണഗതിയില്‍ ഉണ്ടാവും. രണ്ടു കാരണങ്ങളാണ് ഇതിനുള്ളത്
1. രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിലെ സമയ വ്യത്യാസം.
2. രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിലെ തെറ്റുകള്‍
രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിലെ സമയ വ്യത്യാസം
എല്ലാ ഇടപാടുകളും ഒരേ സമയം ബാങ്കിനും പഞ്ചായത്തിനും രേഖപ്പെടുത്താനാവില്ല. ഇവയെ നാലായി തരം തിരിക്കാം.
i. പഞ്ചായത്ത് ഇഷ്യൂ ചെയ്തവയും ബാങ്കില്‍ എത്തിച്ചേരാത്തവയും ( Cheques issued but not presented for payment)
ii. പഞ്ചായത്ത് ബാങ്ക് അക്കൌണ്ടില്‍ നിക്ഷേപിച്ചെങ്കിലും ബാങ്കിന് കളക്ഷന്‍ ലഭിച്ചിട്ടില്ലാത്ത ചെക്കുകള്‍( Cheques deposited but not collected)
iii. ബാങ്ക് നേരിട്ട് ഡബിറ്റ് ചെയ്തവ (Directly debited by Bank) ഉദാ: ബാങ്ക് കളക്ഷന്‍ ചാര്‍ജ്ജുകള്‍, ഡിസ്ഓണര്‍ ആയ ചെക്കുകള്‍.
iv. ബാങ്ക് നേരിട്ട് ക്രഡിറ്റ് ചെയ്തവ (Directly credited by bank) ഉദാ: ബാങ്ക് പലിശ, പഞ്ചായത്തില്‍ നിന്നും വേതന വിതരണത്തിനായി നല്‍കിയ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റില്‍ അക്കൌണ്ട് നമ്പരിലെ പിശകുമൂലം അക്കൌണ്ടില്‍ തിരികെ വന്ന തുക, ഏതെങ്കിലും വ്യക്തിയോ , സ്ഥാപനമോ നേരിട്ട് പഞ്ചായത്തിന്റെ ബാങ്ക് അക്കൌണ്ടില്‍ നിക്ഷേപിച്ച തുകകള്‍.
രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിലെ തെറ്റുകള്‍
i. തുക വിട്ടു പോയത്, തെറ്റായി രേഖപ്പെടുത്തിയത്, എഴുതിയതിലെ തെറ്റുകള്‍ തുടങ്ങിയവ ഉടനെ തിരുത്തണം.
ii. ബാങ്ക് വരുത്തിയ തെറ്റുകള്‍, വിട്ടു പോയതാവാം, മറ്റേതെങ്കിലും അക്കൌണ്ടിലേക്കു പോകേണ്ട ക്രഡിറ്റോ, ഡബിറ്റോ ആകാം. തുക രേഖപ്പെടുത്തിയതില്‍ തെറ്റു പറ്റിയതാവാം
റിക്കണ്‍സിലിയേഷന്‍ (പൊരുത്തപ്പെടല്‍)
പഞ്ചായത്തിന്റെ കാഷ് ബുക്കും ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റും തമ്മില്‍ പൊരുത്തപ്പെടേണ്ടതുണ്ട്. ഇതിനായി കാഷ് ബുക്കിലെ തുകകള്‍ ഒരു ഭാഗത്തും ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റിലെ തുകകള്‍ മറുഭാഗത്തും വെച്ച് പരിശോധിക്കണം. അതൊടൊപ്പം കഴിഞ്ഞമാസത്തെ റിക്കണ്‍സിലിയേഷന്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റും ഉണ്ടായിരിക്കണം. പൊരുത്തപ്പെടാവുന്ന തുകള്‍ കണ്ടെത്തി ടിക്ക് ചെയ്യുക. പൊരുത്തപ്പെടാതെ കണ്ടെത്തുന്നവ എന്തു കൊണ്ട് അങ്ങനെ വന്നു എന്ന കാരണവും കണ്ടെത്തുക. കാഷ് ബുക്ക് എഴുതിയതില്‍ വന്ന തെറ്റാണെങ്കില്‍ കാഷ് ബുക്കില്‍ തിരുത്തുക. ബാങ്ക് ചാര്‍ജസ് , പലിശ മുതലായവ കാഷ് ബുക്കില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുക. ബാങ്കിന്റെ ഭാഗത്തുനിന്നുള്ള തെറ്റാണെങ്കില്‍ ഉടനെ തിരുത്തിക്കിട്ടുന്നതാണെങ്കില്‍ അപ്രകാരം ചെയ്യുക അല്ലെങ്കില്‍ ആ തുക വ്യത്യാസമായി ബാങ്ക് റിക്കണ്‍സിലിയേഷന്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തുക.
സമയ വ്യത്യാസം കൊണ്ടുണ്ടാകുന്നവ ഉടനെ പരിഹരിക്കാനാവില്ല. Cheques issued but not presented, cheques deposited but not collected ഇവ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തുക.
അപ്പോള്‍ നാലു തരം വ്യത്യാസങ്ങള്‍ അവശേഷിക്കും:
1. പഞ്ചായത്ത് ഇഷ്യൂ ചെയ്തതും ബാങ്കില്‍ എത്തിയിട്ടില്ലാത്തതുമായ ചെക്കുകള്‍ (Cheques issued but not presented)
2. ബാങ്കില്‍ നിക്ഷേപിച്ചതും എന്നാല്‍ കളക്ഷന്‍ ആയിട്ടില്ലാത്തതുമായ ചെക്കുകള്‍ (cheques deposited but not collected)
3. ബാങ്ക് നേരിട്ട് ഡെബിറ്റ് ചെയ്തവ (Directly debited by bank)
4. ബാങ്ക് നേരിട്ട് ക്രഡിറ്റ് ചെയ്തവ. (direcly credited by Bank)
മേല്‍ പറഞ്ഞവ ഓരോന്നിന്റെയും ലിസ്റ്റ് തയ്യാറാക്കി കഴിഞ്ഞാല്‍ കാഷ് ബുക്കിലെ ബാലന്‍സും പാസ് ബുക്കിലെ ബാലന്‍സും തമ്മില്‍ പൊരുത്തപ്പെടുത്തിയ റിക്കണ്‍സിലിയേഷന്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് തയ്യാറാക്കാനാവും.
ബാങ്ക് റിക്കണ്‍സിലിയേഷന്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ്ആദ്യം തന്നെ ഏതു ദിവസത്തെ ബാങ്ക് റിക്കണ്‍സിലിയേഷന്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് ആണെന്നു രേഖപ്പെടുത്തുക. കാഷ് ബുക്കിലെ ബാലന്‍സ് തുകയില്‍ നിന്ന് ആരംഭിക്കാം. തുടര്‍ന്ന് മേല്‍പറഞ്ഞ നാലു ലിസ്റ്റിലെയും തുകകള്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തി താഴെകാണുന്ന വിധം സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് തയ്യാറാക്കുക.
| Bank Reconciliation Statement as on 30/10/2010 |
| Sl No. | Particulars | Amount
|
| 1 | Balance as per cash book |
|
| 2 | ADD : Cheques issued but not presented for payment |
|
| 3 | ADD: Directly credited by Bank |
|
| 4 | Total |
|
| 5 | Less: Cheques deposited but not collected |
|
| 6 | Less: Directly debited by Bank |
|
| 7 | Balance as per Bank statement |
|
അവലംബം : സെപ്റ്റംബര്‍ 2010 പഞ്ചായത്ത് രാജ് മാസികയിലെ ഉദയഭാനു കണ്ടേത്തിന്റെ ലേഖനം, പേജ് 32
